Cómo importar datos de un PDF a Microsoft Excel

Logotipo de Microsoft Excel sobre un fondo verde

Si tiene un documento PDF, como un extracto bancario o un informe financiero, es posible que desee obtener esta información en Microsoft Excel. Con una función integrada, puede importar fácilmente y convertir automáticamente un PDF a Excel.

Esta característica conveniente puede evitar que busque un convertidor de archivos PDF. No solo eso, sino que le permite elegir los datos del archivo que desea importar. Todo el proceso toma solo un minuto.

Nota: Desde el tiempo esta característica fue implementadaagosto de 2020, solo ha estado disponible para suscriptores de Office 365.

Conectar un archivo PDF a Excel

Para comenzar, seleccione la hoja con la que desea trabajar en Excel y vaya a la pestaña Datos. Haga clic en la flecha desplegable Obtener datos en el lado izquierdo de la cinta. Mueva el cursor a Desde archivo y seleccione «Desde PDF».

Localice su archivo en la ventana de exploración, selecciónelo y haga clic en «Importar».

A continuación, verá el panel Navegador. A la izquierda están las tablas y páginas de su archivo PDF. Puede buscar uno en la parte superior o simplemente seleccionar un elemento y ver una vista previa en el lado derecho.

Cuando vea el elemento que desea importar, haga clic en «Cargar» en la parte inferior de la ventana.

Cargar los datos

Una vez que sus datos se importan del PDF, debería verlos en su hoja junto con la barra lateral Consultas y conexiones. Este lugar útil le permite ajustar los datos conectados si lo desea, y le explicaremos estas opciones a continuación.

Datos cargados en Excel

Ajuste la configuración de carga

Si prefiere cargar los datos en un formato específico, como una tabla dinámica o en una nueva hoja de trabajo, seleccione la flecha desplegable Cargar y elija «Cargar en» en su lugar.

Seleccione Cargar en

Luego elija sus opciones en la ventana Importar datos y haga clic en «Aceptar».

Elija una opción de importación

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Transforme los datos con Power Query

Otra opción para importar datos de su PDF es transformarlos usando el Editor de Power Query. En la ventana Navegador donde selecciona el elemento para importar, haga clic en «Transformar datos» en la parte inferior en lugar de «Cargar».

Esto abrirá la ventana de Power Query donde puede hacer cosas como elegir o agregar más columnas, transponer filas y columnas, administrar parámetros y formatear los datos.

Editor de consultas de energía

Ajustar los datos conectados

Si desea ajustar los datos que importó, puede hacerlo abriendo los datos desde la barra lateral Consultas y conexiones. A continuación, puede realizar acciones como editarlo con el editor de Power Query, duplicar, fusionar, agregar una referencia o eliminar los datos conectados.

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Como se mencionó, verá la barra lateral Consultas y conexiones abierta cuando importe su archivo PDF. Si lo cierra, puede volver a abrirlo yendo a la pestaña Datos y haciendo clic en «Consultas y conexiones» en la cinta.

Coloque el cursor sobre los datos conectados y verá aparecer una ventana. En la parte inferior, tiene acciones para Ver en la hoja de trabajo, Editar y Eliminar. Si hace clic en los tres puntos, verá opciones como Duplicar, Referenciar y Fusionar.

Edite los datos conectados en Excel

También puede manipular los datos dentro de su hoja como lo haría normalmente. Si está utilizando una tabla, puede filtrar y ordenar. También puede seleccionar un estilo diferente, actualizar la fuente y aplicar formato adicional.

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Para aquellas ocasiones en las que los datos con los que necesita trabajar o analizar vienen en forma de PDF, recuerde que puede extraer ese archivo PDF directamente en Microsoft Excel.

Si desea hacer lo contrario, descubra lo fácil que es guardar una hoja de Excel como un archivo PDF.

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